桂幼师党办〔
2014
〕
27
号
关于印发《广西幼儿师范高等专科学校
公文处理办法》的通知
各部、处、室，各教学教辅机构，教育厅幼儿园：
为推进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高学校公文处理效率和公文质量，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发
<
党政机关公文处理工作条例
>
的通知》（中办发〔
2012
〕
14
号）和国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》（
GB/T 9704—2012
）等有关规定，结合学校实际，对学校《关于规范学校公文发文办理工作的通知（试行）》（桂幼师党〔
2010
〕
3
号）进行了修订。现将修订后的《广西幼儿师范高等专科学校公文处理办法》印发给你们，请认真遵照执行。
中共广西幼儿师范高等专科学校委员会办公室
广西幼儿师范高等专科学校校长办公室
2014
年
12
月
16
日
广西幼儿师范高等专科学校公文处理办法
第一章
总则
第一条
为推进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，不断提高学校公文处理效率和公文质量，《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔
2012
〕
14
号）和《党政机关公文格式》（
GB/T 9704—2012
）等公文处理有关规定，结合本校实际，特制定本办法。
第二条
本办法适用于学校党政部门公文处理工作。校属
独立法人单位遵照执行。
第三条
本校的公文，是指本校党政部门实施领导、履行职能、处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。
第四条
公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条
公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条
学校党委、校长办公室（以下简称
“
办公室
”
）负责管理学校公文处理工作，对全校各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各部门要高度重视公文处理工作，配备专（兼）职文秘人员负责公文处理工作。
第二章
公文种类和公文格式
第七条
学校使用的公文种类主要有：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等十一种。公文种类适用范围依据
中办发〔
2012
〕
14
号文件的规定。
第八条
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，用
6
位
3
号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注
“
绝密
”
、
“
机密
”
、
“
秘密
”
和保密期限。
标注了密级但未标注保密期限的，其保密期限按照绝密级
30
年、机密级
20
年、秘密级
10
年认定。
密级和保密期限用
3
号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限中间用实心五角星隔开。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注
“
特急
”
、
“
加急
”
。紧急程度用
3
号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加
“
文件
”
二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。学校党委、行政联合行文时，使用学校党委的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号
“
〔〕
”
括入；发文顺序号不加
“
第
”
字，不编虚位（即
1
不编为
01
），在阿拉伯数字后加
“
号
”
字。发文字号由机要室统一编排。发文机关代字由办公室商主办处室拟定，相对固定使用。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由
“
签发人
”
三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。
“
签发人
”
三字用
3
号仿宋体字，签发人姓名用
3
号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。用
2
号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。用
3
号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“
1.
”、“（
1
）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排
“
附件
”
二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如
“
附件：
1. XXXXX
”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如附件为有发文字号的公文，须在附件名称后用圆括号注明发文字号。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称，编排于正文（或“附件说明”）下空两行居中偏右位置。如学校党委、行政联合行文时，学校名称位于学校党委名称下一行，以学校党委名称为准居中编排。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即
1
不编为
01
）。一般位于发文机关署名下一行，以发文机关署名为准居中编排。
（十三）印章。印发的公文须加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。学校党委、行政联合署名时，学校党委印章居左，学校行政印章居右。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下空一行位置。上行文
“
请示
”
须有附注
“
（联系人及电话：
×××
，
×××××××
）
”
。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。
“
附件
”
二字及附件顺序号用
3
号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注
“
附件
”
二字及附件顺序号。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。用
4
号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
“
抄送
”
二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将
“
抄送
”
二字改为
“
主送
”
外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。用
4
号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即
1
不编为
01
），后加
“
印发
”
二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
（十八）页码。公文页数顺序号。用
4
号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，
对齐方式为
“
外侧”
。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第九条
公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十条
纸型和版面。公文用纸幅面采用国际标准
A4
型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
A4
型公文用纸版心尺寸为
156mm×225mm
（即页边距上边为
3.8cm
，下边为
3.4cm
，左边为
2.8cm
，右边为
2.6cm
）。一般每面排
22
行（即行距固定值为
28
磅），每行排
28
个字（
3
号仿宋体字），并撑满版心；特定情况可以作适当调整。
第三章
行文规则
第十一条
行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条
行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十三条
向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。
（二）学校党委、学校、学校纪委、学校工会、学校团委、广西壮族自治区幼儿教师培训中心、广西特殊教育师资培训中心、教育厅幼儿园向上级主管部门请示、报告重大事项，须根据职责及有关规定由相应负责人签发。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校相关负责人名义向上级机关报送公文。
第十四条
向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当根据工作需要抄送直接或相关上级机关。
（二）办公室根据学校党委、学校授权，可以向校内各基层党组织和各部门行文。学校纪委、学校工会和学校团委可根据有关规定在本系统内行文。校内其他各职能部门不得以部门名义面向全校行文。
（三）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。
（四）各教学系部、教育厅幼儿园可在本单位内部发文，文责自负。发文应按学校发文办理程序办理，公文内容不得违背学校相关规定。
第十五条
向同级或不相隶属机关或单位行文，应当使用函。除学校党委、学校、学校纪委、学校工会、学校团委、
学校党委办公室、校长办公室、学校附属中等师范学校
/
中专部、
广西壮族自治区幼儿教师培训中心、广西特殊教育师资培训中心、
教育厅幼儿园，校内其他二级单位不得对外正式行文。
第十六条
学校党委、学校或学校党委办公室、校长办公室必要时可以联合行文。属于学校党委、学校各自职权范围内的工作，不得联合行文。
第四章 公文拟制
第十七条
公文拟制主要程序是：
（一）起草。公文
起草应当做到：符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；文种正确，格式规范；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（二）审核。公文文稿签发前，应当由办公室审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确。内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。其他内容是否符合公文起草的有关要求。
经办公室审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
（三）签发。
公文应当经学校相关负责人审批签发。重要公文和上行文，根据职责分工和有关规定，由学校主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。
第五章 公文办理
第十八条
公文办理主要包括发文办理、收文办理和整理归档。
第十九条
发文办理主要程序是：
（一）登记。已签发的公文，由机要室确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（二）校对。已确定文号的公文，由起草处室根据呈批过程中的修改意见进行修改，排版，形成清样，并进行校对。
（三）复核。校对后的公文清样，须由办公室对公文的审批手续和清样进行复核；需作实质性修改的，应当报原签发人复审。
（四）印制。已经复核后的公文，由文印室负责印制。公文印制必须确保质量和时效。
（五）用印。印制好的公文，由机要室加盖与发文机关署名一致的公章。
（六）分发。已加盖公章的公文，经起草部门检查无缺漏和
印刷质量问题后分发。公文分发必须确保时效。
（七）归档。学校制发的公文在分发前需归档。归档公文由上往下分别为正式件
2
份、清样、发文办理笺和呈批过程中形成的最近的花脸稿。
第二十条
收文办理主要程序是：
（一）签收、登记。校外来文由机要室负责签收。校内其他部门收到的上级来文要及时送机要室登记。机要室对收到的校外来文应当逐件清点，核对无误后签收、登记，注明签收时间、份数、收文顺序号，并填写文件处理笺。
（二）拟办。校外来文由办公室主任提出拟办意见。需要两个以上部门办理的公文应该明确主办部门。紧急公文应明确办结时限。
（三）阅示。办公室根据拟办意见，负责将文件送呈校领导阅示并提出批示意见。办公室应当掌握公文去向，不得漏传、误传、延误，原则上不得“横传”。
（四）
阅处、归档。办公室根据校领导批示意见，将文件（含文件处理笺）转承办（主办和会办）部门阅处。
承办部门（主办部门要主动商会办部门）要按照校领导批示意见认真、及时办理。有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。
办公室转文件给承办部门（两个以上部门承办时转给主办部门）时，要做好文件签领登记工作；承办部门要妥善保管文件，不得遗失，办结后
5
个工作日内交回办公室归档。
（五）催办。办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
第二十一条
需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
第六章 公文管理
第二十二条
学校各部门要贯彻落实学校公文处理办法，严格规范管理公文，充分发挥公文效用。
第二十三条
公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
第二十四条
部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案室归档。工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十五条
涉密公文的处理（包括发文办理和收文办理、）必须符合《中华人民共和国保密工作条例》（国务院令第
646
号）等保密制度和《中共广西幼儿师范高等专科学校委员会广西幼儿师范高等专科学校机要文管理办法（试行）》（桂幼师党〔
2014
〕
3
号）的有关规定。
第七章 公文处理工作培训和奖惩
第二十六条
建立公文处理培训机制。办公室负责定期组织开展面向全校
管理岗位工作人员的公文处理工作业务知识培训，规范学校公文处理工作，提高公文处理工作水平和效率。全校管理岗位工作人员有义务参加培训。
第二十七条
建立文稿质量奖惩机制。对各部门送办公室审核的差错率（指差错数
/
总字数，每面以
500
字计，排版不满一面以一面计；差错包括文种用错、错别字、多字、漏字、数字错、标点符号错、页码错，以及政治性、科学性、知识性、逻辑性、语法性差错等，每处计
1
个差错）达到
5%
以上的文稿，其数量占本部门年度送审文稿总数
20%
以上的，在校内通报批评。对年度内送审文稿无一篇差错率超过
3%
以上的部门，在校内通报表扬，并给予适当奖励。各部门送审文稿差错率统计作为本部门负责人年度考核参考指标之一，凡因文稿质量被通报批评的部门，取消部门负责人本年度考核优秀参评资格。差错率由办公室会同纪检监察室统计。
第二十八条
建立公文处理责任追究机制。凡因未履行审核职责或审核不严的，或未按规定时限办理的，或应履行会签程序而未履行的，或会签部门有不同意见而又未作说明的，或遗失应
归档公文的，并造成不良影响的，给予校内通报批评，并取消责任人年度考核优秀参评资格。涉密公文处理事故责任追究按照《中共广西幼儿师范高等专科学校委员会广西幼儿师范高等专科学校机要文件管理办法（试行）》（桂幼师党〔
2014
〕
3
号）的有关规定处理
。
第八章 公文管理
第二十九条
本办法所指公文
含电子公文。电子公文处理工作参照本办法执行。
第三十条
本办法由办公室负责解释。
第三十一条
本办法自
2015
年
1
月
1
日起施行。
2010
年
3
月
16
日学校印发的《关于规范学校公文发文办理工作的通知（试行）》（桂幼师党〔
2010
〕
3
号）停止执行。
附件：
1
．广西幼儿师范高等专科学校发文办理流程图
2
．广西幼儿师范高等专科学校发文机关代字一览表
3
．广西幼儿师范高等专科学校公文格式版式示例
